Las cuentas de correo de Lotus Notes

El objetivo de este documento es mostrar el funcionamiento de las cuentas de correo de Lotus Notes. Lo primero que creo interesante comentar es que, a diferencia de otros correos electrónicos como gmail, hotmail o cualquiera de pago, Lotus Notes es una plataforma que engloba bastantes cosas más que el propio correo electrónico. Aunque este no es el documento que trata sobre las funcionalidades de Lotus Notes, es interesante comentar que Lotus Notes comprende todo un entorno que mejora la eficacia del trabajo en equipo, ya que gracias a su base de datos, permite la compartición de documentos y la creación de flujos de procesos donde los documentos se trasladan de un usuario a otro para que se generen cambios en los mismos. El uso y las funcionalidades del correo de Lotus Notes son similares a las de otros sistemas de correo ya vistos en Celecus. Existen las carpetas normales de uso del sistema, además de la posibilidad de que se creen carpetas privadas o públicas para el almacenamiento de diferentes correos. Algunos temas interesantes de Lotus Notes son los siguientes: 1-. Opciones de entrega: Se le puede indicar al documento la prioridad de entrega, un informe sobre si el documento no se ha enviado debido a un error, el típico acuse de recibo, y alguna de las cosas más interesantes y diferentes: Impedir que el usuario que lo recibe pueda realizar una copia e incluso imprimirlo. Además, se puede firmar el documento para asegurarle al destinatario quién ha sido el emisor. 2-. Conocer el estado del envío del mensaje: En las opciones de entrega se puede indicar que deseamos conocer el estado del mensaje según las siguientes opciones: 2a/ Sólo si se recibe un fallo: Se recibe una notificación si ha habido algún fallo en el envío. 2b/ Seguimiento de la ruta completa: Se recibe una notificación con toda la ruta de los diferentes destinatarios del mensaje. 3-. Podemos hacer que Lotus Notes nos avise cuando recibimos un correo. Esta opción también está disponible con algunos plug-ins en sistemas como gmail. Para ello hay que ir a Archivo/Preferencias/Usuario, y en esta pantalla podremos indicarle al sistema que compruebe el correo cada ciertos minutos, que nos avise con un pequeño cuadro con el nuevo correo (Notificación visible) o mediante un pitido configurabel por el propio usuario examinando el fichero wav(Notificación audible). 4-. Mensajes especiales: El sistema está preparado para enviar mensajes tipo: 4a/ Mensajes telefónicos: Pulsando en Crear/Especial/Mensaje Telefónico, aparece un formulario donde únicamente se tiene que indicar el destinatario y rellenar los típicos campos que se pueden visualizar a continuación. 5-. Mensaje de ausente de la oficina: Basta con ir a Acciones/Herramientas/Ausente de la oficina para que, cuando nos envíen un mail, se responda al emisor del mail con un mensaje personalizado. Además, existe una opción interesante de excepciones de uso de este sistema. Para ello hay que ir a la pestaña de "Excepciones" e indicar un grupo de usuario a los que no queremos responder con este mensaje personalizado, o no contestar si el asunto contiene alguna palabra, por ejemplo: "Urgente". Como se puede ver en este documento sobre correo en Lotus Notes, la diferencia con otros sistemas de correo es enorme. Lotus Notes no sólo es un gestor de correos, con esta plataforma se pueden realizar taras de gestión de grupos muy interesantes.